Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt, wenn die Verarbeitung gesetzlich erlaubt ist.

Arten der verarbeiteten Daten:

• Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben in Formularen und im KI-Chat)
• Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Zugriffszeiten)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)

3. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Nachfolgend teilen wir die Rechtsgrundlagen der DSGVO mit, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) – Die betroffene Person hat ihre Einwilligung in die Verarbeitung erteilt (z.B. Cookies, Newsletter).
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) – Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich (z.B. Buchungsanfragen).
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) – Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich (z.B. Sicherheit der Website).

4. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Diese Website wird über eine verschlüsselte HTTPS/TLS-Verbindung übertragen. Das Hosting der Website erfolgt auf Servern in Deutschland; hierbei findet keine Übermittlung in Drittländer statt. Gesonderte Fälle bei aktiv von Ihnen geladenen Karteninhalten sind in den Abschnitten 11 und 17 beschrieben.

5. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person stehen Ihnen gemäß DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

6. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

7. Hosting

Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland bereitgestellt. Dabei werden technische Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene URL, übertragene Datenmenge, Browser- und Geräteinformationen sowie Sicherheits- und Fehlerprotokolle.

Die technische Betreuung der Website erfolgt durch Neon Arc, Inhaber Alexander Hertle, Pfarrer-Walser-Str. 3, 87544 Blaichach. Neon Arc wird für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig; ein entsprechender Vertrag besteht. Hetzner ist in diesem Rahmen als weiterer Auftragsverarbeiter eingebunden.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, schnellen und stabilen Bereitstellung der Website. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Website).

8. Cookies und Consent-Management

Diese Website verwendet Cookies. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf Ihrem Gerät gespeichert wird. Wir unterscheiden zwischen:

• Technisch notwendige Cookies: Diese sind für Sicherheit, Zugriffsschutz und Cookie-Einstellungen erforderlich. Dazu gehören insbesondere inspira_consent (Consent-Auswahl, SameSite=Lax, längstens 365 Tage) und bei aktivem Vorschau-Gate inspira_access (Website-Zugang).
• Analyse: Wir messen nur die Ladegeschwindigkeit dieser Website auf unserem eigenen Server, und auch das erst nach Ihrer Zustimmung. Ein Analysedienst Dritter wird nicht eingesetzt.
• Optionale externe Inhalte: Aktuell werden keine Google-Maps- oder YouTube-Cookies durch eingebettete Inhalte gesetzt. Künftige externe Video- oder Social-Media-Einbettungen würden erst nach Ihrer Einwilligung geladen.

Wenn Sie im Footer „Darstellung anpassen“ verwenden, speichert Ihr Browser Ihre ausdrücklich gewählten Darstellungsoptionen unter inspira-accessibility-v1im lokalen Speicher. Die Auswahl wird nicht an unseren Server übertragen, enthält keine Kennung und bleibt bis zum Zurücksetzen der Einstellungen oder dem Löschen Ihrer Browserdaten auf Ihrem Gerät. Die Speicherung ist zur Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Darstellung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Die Auswahl des hellen oder dunklen Farbschemas wird unter inspira-themeebenfalls nur lokal in Ihrem Browser gespeichert und nicht an unseren Server übertragen. Sie ist erforderlich, damit die von Ihnen gewählte Darstellung bei weiteren Seitenaufrufen erhalten bleibt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unseren Cookie-Einstellungen-Dialog anpassen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für nicht-notwendige Cookies.

Protokollierung Ihrer Einwilligung

Art. 7 Abs. 1 DSGVO verpflichtet uns, Ihre Einwilligung nachweisen zu können. Deshalb halten wir jede Entscheidung im Cookie-Dialog serverseitig fest – die erste Zustimmung ebenso wie jede spätere Änderung und jeden Widerruf. Protokolliert werden dabei:

• eine zufällig erzeugte Kennung Ihrer Einwilligung (consentId) sowie Zeitpunkt und Art der Entscheidung
• welche Kategorien und Dienste Sie angenommen und welche Sie abgelehnt haben
• die Versionsnummer des Cookie-Hinweises, auf den sich Ihre Entscheidung bezieht
• die Browserkennung (User-Agent) Ihres Geräts

Für neue Entscheidungen speichern wir weder Ihre IP-Adresse noch einen Hash davon. Vor dem 27. August 2026 protokollierte Einträge können bis zu ihrer regulären Löschung noch einen damaligen IP-Kurzhash enthalten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO: Die Protokollierung erfüllt unsere gesetzliche Nachweispflicht. Sie ist von Ihrer Einwilligung unabhängig, weil sie gerade deren Nachweis dient – auch wenn Sie ablehnen oder widerrufen.

9. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per Kontaktformular, Tagungskonfigurator oder E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Nachricht bzw. Angaben zu Ihrer Veranstaltung) per E-Mail an unser Postfach übermittelt und dort zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Diese Website betreibt keine eigene Datenbank. Ihre Formulareingaben werden ausschließlich per E-Mail an uns weitergeleitet und nicht zusätzlich auf dem Webserver gespeichert.

Für den Versand der Formular-E-Mails nutzen wir unser Postfach beim E-Mail-Dienst mailbox.org der Heinlein Hosting GmbH, Schwedter Straße 8/9A, 10119 Berlin, als Auftragsverarbeiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Anfragen werden in unserem E-Mail-Postfach nach Abschluss der Anfrage bzw. spätestens nach 6 Monaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Webanalyse, Ladezeit-Messung und Fehlerprotokolle

Einen Webanalyse-Dienst eines Drittanbieters setzen wir nicht ein. Es findet keine Reichweitenmessung statt, die Ihr Verhalten über mehrere Seitenaufrufe hinweg zusammenführt.

Ladezeit-Messung auf unserem eigenen Server

Zusätzlich messen wir, wie schnell diese Website auf Ihrem Gerät tatsächlich aufbaut (die sogenannten Core Web Vitals: LCP, INP, CLS, FCP, TTFB). Übermittelt werden ausschließlich diese Messwerte, die Art des Seitenaufrufs und der aufgerufene Seitenpfad ohne Suchparameter. Die Werte gehen an unseren eigenen Server; ein Drittanbieter ist daran nicht beteiligt, und es werden dafür keine Cookies gesetzt und keine Kennungen vergeben, die Sie über mehrere Aufrufe hinweg wiedererkennbar machen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Messung ist im Cookie-Banner als eigener Dienst „Ladezeit-Messung (eigener Server)“ aufgeführt und lässt sich dort abwählen.

Fehlerprotokolle

Tritt in Ihrem Browser ein technischer Fehler auf dieser Website auf, wird dieser an unseren eigenen Server gemeldet und dort protokolliert. Erfasst werden die Fehlermeldung, die betroffene Programmdatei mit Zeilenangabe, der Anfang der technischen Fehlerspur sowie der Seitenpfad ohne Suchparameter. Eingaben aus Formularen werden dabei nicht übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Störungen dieser Website überhaupt bemerken und beheben zu können; ein unbemerkter Fehler in einem Kontaktformular führt sonst dazu, dass Ihre Nachricht uns nie erreicht. Diese Meldung ist nicht einwilligungsabhängig, weil ein Fehler typischerweise vor jeder Banner-Entscheidung auftritt. Die Protokolle werden mit den übrigen Server-Logfiles gelöscht (siehe Abschnitt zur Speicherdauer).

11. Karten und Routenlinks

Auf einzelnen Seiten bieten wir interaktive Karten auf Basis von MapLibre und OpenFreeMap an. Die Kartenkacheln, Schriftglyphen und Kartenstile werden vom Dienst OpenFreeMap über tiles.openfreemap.org geladen; die Kartendaten stammen von OpenStreetMap-Mitwirkenden.

Die Karte lädt nicht von selbst. An ihrer Stelle steht zunächst ein Hinweisfeld mit der Schaltfläche „Karte laden“. Erst wenn Sie diese Schaltfläche betätigen, wird die Karte nachgeladen und dabei technisch bedingt Ihre IP-Adresse an OpenFreeMap übermittelt. Betätigen Sie sie nicht, findet keine Übermittlung statt.

Nach aktuellem Stand setzt OpenFreeMap dabei keine Cookies und benötigt keinen API-Schlüssel. Ihre Entscheidung wird nur für die laufende Sitzung im Arbeitsspeicher des Browsers gehalten – es wird dafür weder ein Cookie gesetzt noch etwas dauerhaft auf Ihrem Gerät gespeichert. Die angezeigten Anfahrtsrouten werden als statische Dateien von unserer Website geladen.

Wo die Kartenkacheln herkommen, haben wir nachgeprüft. OpenFreeMap liefert sie über das Verteilnetz der Cloudflare, Inc. aus; bei unserer Messung am 12. August 2026 antwortete eine Vermittlungsstelle in Paris. Cloudflare, Inc. hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten. Wenn Sie die Karte laden, kann Ihre IP-Adresse deshalb an ein US-Unternehmen gelangen. Dieser Kartentransfer tritt nur ein, wenn Sie die Schaltfläche betätigen.

Cloudflare ist nach eigener Angabe unter dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-U.S. Data Privacy Framework) zertifiziert und stützt Übermittlungen zusätzlich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Für zertifizierte Empfänger hat die Kommission mit Beschluss vom 10. Juli 2023 ein angemessenes Schutzniveau festgestellt; die Übermittlung stützt sich damit auf Art. 45 DSGVO. Geprüft am 12. August 2026 anhand der Angaben von Cloudflare.

Auf der Website können zusätzlich Links zu Google Maps oder einem Google-Maps-Routenplaner enthalten sein. Google Maps wird dabei nicht eingebettet; Daten an Google werden erst übertragen, wenn Sie einen solchen externen Link aktiv anklicken und unsere Website verlassen.

Rechtsgrundlage für das Nachladen der Karte: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, erteilt durch das Betätigen der Schaltfläche).

12. Schriftarten

Diese Website verwendet selbst gehostete Schriftarten (Google Fonts: Source Serif 4, DM Sans). Die Schriftdateien werden direkt von unserem Server geladen – Ihr Browser baut keine Verbindung zu Google-Servern auf, und unsere Inhaltssicherheitsrichtlinie könnte das auch nicht zulassen. Vollständigkeit halber: Die Schriftdateien werden einmalig beim Erstellen der Website von Google heruntergeladen und dann auf unserem Server abgelegt. Dabei sind keine Daten von Besucherinnen und Besuchern beteiligt – dieser Vorgang findet statt, lange bevor Sie die Seite aufrufen.

13. KI-gestütztes Bildmaterial

Ein Teil der Raumdarstellungen dieser Website wurde mit künstlicher Intelligenz erstellt oder aufgewertet. Dabei werden keine Daten von Besucherinnen und Besuchern verarbeitet. Wo solche Darstellungen erscheinen, werden sie auf der jeweiligen Seite kontextbezogen offengelegt. Die betroffenen Räume und mögliche Abweichungen bei Möblierung, Beleuchtung und Aufbau sind zusätzlich im Bildnachweis des Impressums erläutert.

14. Newsletter

Derzeit bieten wir über diese Website keinen Newsletter an; es werden keine E-Mail-Adressen zu Newsletter-Zwecken erhoben.

Sollte künftig ein Newsletter angeboten werden, erfolgt die Anmeldung über ein Double-Opt-In-Verfahren auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können. Wir würden diese Datenschutzerklärung vorher entsprechend anpassen.

15. KI-Concierge (Chat und FAQ)

Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Assistenten im Chat und im FAQ („INSPIRA Concierge“) an, der Ihre Fragen rund um unser Haus beantwortet. Der Assistent wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung im Chat-Fenster oder im FAQ aktiviert; ohne diese Einwilligung werden keine Daten übermittelt.

Zur Beantwortung Ihrer Anfragen werden die von Ihnen im Chat oder FAQ eingegebenen Nachrichten und der relevante Gesprächsverlauf an unseren Dienstleister Mistral AI (Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich) übermittelt. Die Inferenz – also die Verarbeitung Ihrer Eingabe und das Erzeugen der Antwort – erfolgt über den EU-Regionalendpunkt von Mistral auf Systemen in der EU oder im EFTA-Raum. Diese regionale Bindung gilt nicht für sämtliche Konto-, Nutzungs-, Sicherheits- und Betriebsdaten des Dienstes. Mistral kann vertraglich gebundene Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Bitte geben Sie im Chat oder FAQ keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit im Chat-Fenster oder im FAQ widerrufen; der Widerruf gilt für beide Bereiche. Unsere Website speichert den Chat- und FAQ-Verlauf nur im aktuellen Browser-Tab und nicht dauerhaft auf dem Server. Die Verwendung Ihrer Eingaben zum Training der KI-Modelle ist in unserem Konto bei Mistral abgeschaltet. Zusätzlich ist dort die Null-Datenspeicherung (Zero Data Retention) aktiviert: Mistral speichert Ihre Eingaben und die erzeugten Antworten nicht über das hinaus, was für die Beantwortung der jeweiligen Anfrage erforderlich ist, und die Missbrauchsüberwachung, die Mistral sonst als eigener Verantwortlicher durchführt, entfällt.

16. Aufbewahrung und Löschung

• Server-Logfiles: umfangsbegrenzt (je Dienst höchstens drei Dateien zu je 10 MB); ältere werden überschrieben. Eine feste Tagesfrist gibt es nicht
• Kontakt- und Anfragedaten im E-Mail-Postfach: 6 Monate nach Abschluss der Anfrage
• Cookie-Consent: Ihre Auswahl wird im Cookie inspira_consent in Ihrem Browser gespeichert (Laufzeit 365 Tage). Das serverseitige Einwilligungs-Protokoll (siehe Abschnitt 8) wird getrennt von den übrigen Server-Logfiles in einer eigenen Protokolldatei geführt und so lange aufbewahrt, wie Ihre Einwilligung gilt – mindestens 365 Tage, zuzüglich eines Puffers für die Verjährung möglicher Ansprüche. Erst danach wird es gelöscht. Diese Aufbewahrung ist der Zweck des Protokolls: Ohne sie könnten wir Ihre Einwilligung nicht mehr nachweisen, obwohl sie noch gilt
• Darstellungsoptionen und Farbschema: lokal in Ihrem Browser bis zum Zurücksetzen oder Löschen Ihrer Browserdaten; keine serverseitige Übertragung
• KI-Chat und FAQ: auf unserer Website nur für die Dauer des geöffneten Browser-Tabs. Bei Mistral werden Ihre Eingaben und die Antworten wegen der aktivierten Null-Datenspeicherung nicht über die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage hinaus gespeichert (siehe Abschnitt 15)
• Buchungsdaten: Gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (6–10 Jahre)

Eine darüber hinausgehende Speicherung in einer Datenbank dieser Website findet nicht statt.

17. Übermittlung an Drittländer

Die Website wird in Deutschland gehostet und der E-Mail-Versand erfolgt über einen Anbieter in Deutschland. Die Inferenz des KI-Assistenten läuft über Mistrals EU-Regionalendpunkt. Konto-, Nutzungs-, Sicherheits- und Betriebsdaten sowie Verarbeitungen durch Unterauftragsverarbeiter können dennoch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Für solche Übermittlungen sieht Mistrals Auftragsverarbeitungsvertrag Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, vor.

Eine Inhaltssicherheitsrichtlinie beschränkt die technischen Verbindungsziele der Website auf die für ihre Funktionen benötigten Dienste. Die Schriftarten liegen auf unserem Server; beim Seitenaufruf wird nichts von einem Schriftenanbieter abgerufen.

Ein weiterer, von Ihnen ausgelöster Fall: Laden Sie die Karte (Abschnitt 11), kann Ihre IP-Adresse über das Verteilnetz der Cloudflare, Inc. mit Sitz in den Vereinigten Staaten laufen. Dasselbe gilt, wenn Sie eine externe Verlinkung anklicken und unsere Website verlassen. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

18. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Oktober 2026.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.